In der Krise schnell die Kosten senken: Business Center bieten maximale Flexibilität

Büro am Mittelweg

Die Konjunktur hat sich in den vergangenen Monaten deutlich eingetrübt und viele Unternehmen haben mit rückläufiger Auftragslage und sinkenden Margen zu kämpfen. Und auch, wenn manche Auguren schon wieder Licht am Horizont sehen: Krisen und wirtschaftlich unsichere Zeiten wie jetzt bieten eine gute Gelegenheit, Kosten kritisch zu hinterfragen und nach intelligenten Einsparmöglichkeiten zu suchen. Vielleicht ist der Umzug in ein Business Center gerade in Ihrem Fall eine smarte Option, vergleichsweise schnell zu sparen, sich den veränderten Umständen anzupassen und Ihr Unternehmen auf die Erfolgsspur zurückzubringen.

Nachdem ich in meinem letzten Beitrag auf die Frage eingegangen bin, worauf Sie bei der Auswahl eines Business Centers achten sollten, wird es deswegen in diesem Beitrag darum gehen, wie Sie ein Business Center – jeweils in Einklang mit Ihren individuellen Bedürfnissen – nutzen können und welche Modelle es dafür gibt.

Ein Büro, tausend Optionen: Arbeiten im Business Center

Das „Durchschnittsbüro“ werden Sie im Business Center vergeblich suchen, denn professionell geführte Einrichtungen setzen auf Vielfalt. So unterschiedlich die Nutzergruppen, die Nutzungsdauer und die jeweiligen Anforderungen an die Räumlichkeiten, so unterschiedlich auch die Büros, die dort zur Verfügung stehen. Die Liste reicht vom „full time“ Einzel-, Doppel-, Chef-und Teambüro über Großraumlösungen bis hin zu Co-Working-Varianten. Bei uns können Büros und Konferenzräume sogar wochen-, tage- oder zum Teil stundenweise genutzt werden.

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Einmal mehr trennt sich hier nach meiner Erfahrung die Spreu vom Weizen. Ein gutes Business Center zeichnet sich nämlich dadurch aus, dass es möglichst viele erwünschte Arbeitsumgebungen berücksichtigt und entsprechende Büroformen zur Verfügung stellt. So ermöglichen es moderne Raum- und Einrichtungskonzepte, etwa Wände herauszunehmen oder Verbindungstüren einzusetzen, um sich dem Bedarf des Kunden anzupassen. Die entstehenden Büros können dann, sollte dies erwünscht sein, auch gemäß der jeweiligen Corporate Identity des Kunden gestaltet werden. Das eigene Firmenschild im Foyer und an den Büros lässt Marke und Unternehmen ebenfalls gut erkennbar werden.

In der Krise schnell umsteuern und sparen: Im professionell geführten Business Center kein Problem

Nicht nur die Räumlichkeiten, auch die vertraglich geregelten Laufzeiten sollten sich ganz an den unterschiedlichen Bedürfnissen und Gegebenheiten orientieren: vom Unternehmen, das seine Teamräume für mehrere Jahre fest mietet, bis zum Einzelbüro für den Headhunter, der immer nur freitags vor Ort ist. Flexible Laufzeiten berücksichtigen auch, dass sich die Umstände – wie etwa jetzt in einer Phase des konjunkturellen Abschwungs – manchmal schnell ändern: In einem Business Center mit flexiblen Vertragslaufzeiten und Nutzungsmodellen können Sie Ihr Großraumbüro in kurzer Zeit auf ein Doppelbüro eindampfen. Geht es wieder aufwärts, lassen sich genauso schnell Arbeitsplätze hinzubuchen. Sie haben also volle Flexibilität. Auch Kosten wie etwa die für z.B. tägliche Reinigung, Energie, Möbel etc. sind im Business Center meist schon inklusive. Bei vielen weiteren Leistungen gibt es für jedes Budget die passende Lösung.

Schreiben Sie mir, wie Sie Ihr Mietbüro nutzen und welche positiven und negativen Erfahrungen Sie dabei gemacht haben.

Die Laufzeiten sollten den Bedürfnissen der Kunden angepasst werden, ein weiteres Qualitätskriterium sind offene Verträge mit kurzer Kündigungsfrist – gerade im Abschwung oder bei geschäftlichen Krisen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Kunden, die längerfristige Verträge wünschen, sollten diese Möglichkeit selbstverständlich auch bekommen. Grundsätzlich gilt: Das Business Center sollte sich den Bedürfnissen des Kunden anpassen und nicht umgekehrt!

Das „virtuelle“ Büro: Minimale Kosten, maximal professioneller Auftritt

Eine weitere Option, die Ihren Geschäftsplänen in unsicheren Zeiten Flügel verleihen könnte, sind sogenannte virtuelle Büros. Sie lassen sich beispielsweise als „Vorläufer“ eines festen Büros nutzen, das später angemietet werden kann, wenn das Budget dafür da ist. Bei einem virtuellen Büro mieten Sie eine Geschäftsadresse und ggf. auch eine lokale Telefonnummer. Ihre geschäftliche Korrespondenz läuft bei dieser Adresse auf und wird nach Ihren Vorgaben weiterverarbeitet, Anrufe werden im Namen Ihrer Firma und nach Ihren Vorgaben von professionellen Mitarbeitern entgegengenommen.

Das im Business Center ansässige Sekretariat kann dabei „on demand“ für weitere Leistungen genutzt werden, so dass sich Ihr Unternehmen ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Für Geschäftstermine lassen sich entsprechende Büros und Konferenzräume stundenweise buchen. Viele Kunden aus dem Hamburger Umland, die keinen Standort in der Stadt haben, nutzen dies, um näher bei ihren Kunden zu sein. Selbstständige, Freiberufler oder Einzelunternehmer profitieren außerdem von einem professionellen Außenauftritt, denn die (bisher genutzte) Privatadresse oder eine nicht repräsentative Adresse wird im Rahmen dieser Leistung durch die renommierte Anschrift des Business Centers ersetzt.

Weitere wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Business Centers sind Lage, Ausstattung sowie professioneller Service und persönliche Atmosphäre. Denn es macht einfach einen gewaltigen Unterschied, ob man im Fall des Falles in einem Call Center landet oder einen Mitarbeiter innerhalb von Minuten vor Ort hat, der das Problem umgehend lösen kann.

Schreiben Sie uns gerne, welche Services Sie sich wünschen oder was ein gutes Business Center in Ihren Augen ausmacht…

Ich hoffe, Ihnen damit ein paar wertvolle Tipps für die Suche nach einem geeigneten Business Center und dem für Sie passenden Nutzungs- und Vertragsmodell gegeben zu haben. Schreiben Sie mir gerne! Im nächsten Blog im Dezember wird es dann um das Thema Co-Working & Co gehen.

Ihnen bis dahin viel Erfolg bei der Arbeit.

Mit herzlichen Grüßen
Ihr Christian Schmidt

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